Introducir nuevas tecnologías transformar la flota. La digitalización de funciones puede producir importantes cambios en la configuración y organización de la misma, alterar los flujos de trabajo existentes, modficar las labores de la plantilla,…
Aprovechar estas situaciones permite hacer que la flota evolucione y se adapte mejor a las nuevas realidades que las mismas han de afrontar. Introducir nuevas tecnologías significa afrontar importantes cambios que abren nuevos caminos.
Durante estos últimos años, las flotas corporativas están en plena y constante transformación. Electrificación, descarbonización, conectividad,… muchas son las materias que tienen que afrontar y para ello se ven avocadas a tener que asumir que es precios introducir nuevas tecnologías en el ámbito de la flota. Y en todos esos procesos, la automatización de las flotas adquiere una prioridad esencial.
La tecnología digital abre la puerta a nuevos procesos
Pero lo primero que hay que concretar es qué entendemos por automatización de la flota. Automatizar la flota significa introducir nuevas tecnologías digitales para crear nuevos procesos o modificar los procedimientos comerciales ya existentes, la cultura, la experiencia de los clientes,…
Todo ello para cumplir de igual manera o mejorar el servicio de la flota ante los cambiantes requisitos que tanto la comercialización de los productos y servicios de la flota el mercado exige.
¿Como digitalizar un vehículo?
¿Cómo se diigaliza un vehículo?. De entrada, el vehículo no se puede trasladar físicamente a la nube, pero sí que se pueden digitalizar algunos de los objetos físicos que en el mismo encontramos
Podemos digitalizar muchas de las funciones que hay a bordo de un vehículo para que estas puedan pueden activarse, dirigirse, controlarse y desactivarse desde la red. Y eso, ciertamente, lo cambia todo.
Un ejemplo claro de cuanto decimos son los sistemas de acceso al vehículo y de arranque del mismo. Sistemas que tradicionalmente se resumían en un simple objeto: la llave del vehículo. Su control es uno de los elementos que siempre ha definido roles en la flota.
Quien controla la llave, controla el vehículo
Controlar la llave del vehículo significa tener el poder sobre el coche. Quienquiera que tenga la llave física del coche tiene los derechos de acceso y uso del mismo. Pero eso era hasta ahora.
Al introducir nuevas tecnologías en la flota tener o no tener la llave física ya no supone ni ventajas ni problemas. Podemos acceder al vehículo, encenderlo, usarlo, pararlo y cerrarlo sin ningún problema.
Al tomar la llave y replicar sus funciones de manera digital en la nube, la situación cambia por completo. Introducir nuevas tecnologías en la flota permite que todos los miembros de la misma puedan tener en todo momento acceso a la “llave”.
Esto no sólo significa poder acceder al interior del vehículo y poder arrancarlo para usarlo. También permite seleccionar entre quienes disponen de acceso a su uso y quienes no lo tienen.
Y esto cambia por completo un montón de roles en la flota. Transforma los procesos de funcionamiento. Permite que ya no sea necesario que dos usuarios de un vehículo tengan que encontrarse para traspasarse el acceso y uso al mismo.
El cambio afecta a la logística y las rutas
Esa pequeña transformación afecta de manera directa a la logística de las unidades de la flota. A las rutas que las mismas pueden hacer. A la prestación de los servicios vinculados a esas unidades en concreto.
Un cambio que no sólo incide en el uso y la actividad de cada unidad de la flota. También transforma por completo la vida de los trabajadores vinculados a ella. Estos dejan de estar pendientes de disponer o no de las llaves para poder acceder y utilizar los coches.
Pero también dejan de tener que esperar a que llegue un compañero para hacerle entrega de la llave. O tener que depender de un tercero cuando pierdes la llave o no la localizas. Parece poca cosa, pero significa un notable avance, porque supone una importante transformación de la que el negocio puede beneficiarse.
La transformación digital puede cambiar por completo los negocios y las actividades de las flotas corporativas. Este cambio se produce en tres fases: automatización, control digital y modelos operativos y de negocio.
La primera fase, la de automatización, es obligada. En ella resulta necesario transformar los conocimientos de la gestión de flotas y digitalizarlos. Es decir, convertirlos en acciones totalmente automatizadas que se puedan gestionar de manera digital desde la nube.
Varias fases de aproximación
En la segunda fase, es preciso establecer el control digital de las unidades, de cada vehículo de la flota, para facilitar tanto el acceso digital al mismo como establecer la posibilidad tanto de realizar la puesta en marcha o como de apagar su motor de igual modo. Otra posibilidad añadída es la de poder tanto activarlo como inmovilizarlo también en remoto.
Llevadas a cabo las dos primeras fases, se activa de inmediato la tercera, que es la que hace referencia a la transformación que se produce en los modelos operativos y de negocio. Las transformaciones de todos los procesos relacionados con la llave.
Evidentemente este tipo de acciones puede afectar directamente a distintos puestos de trabajo en las flotas, restándoles valor o, incluso poniendo en entredicho su continuidad. Es uno de los efectos perversos que tiene introducir nuevas tecnologías y que debemos controlar
Si bien, lo cierto es que la automatización de estas funcionalidades (y de otras también posibles) lo que buscan no es deshacer puestos de trabajo sino hacer que estos sean más fáciles y eficientes al transformar procesos manuales en automáticos.
Como ejemplo de esto tenemos el uso de sistemas que monitorean las flotas y envían de continuo notificaciones y datos relevantes que actúan como “disparadores”,. Procedentes del GPS o de la telemática, controlan cuanto sucede en la cabina y con el conductor, gestionan activos, la programación de las rutas, la contabilidad, el mantenimiento de los vehículos, su diagnóstico, …
Automatizar sistemas y procesos
Todos esos aspectos de la flota pasaron a convertirse en toda una serie de sistemas automatizados que en su momento alteraron los flujos de trabajo en cuanto al envío de órdenes de trabajo se refiere, tanto de carácter interno como en los envíos a proveedores externos.
“Tener la capacidad de comprender y comenzar a resolver automáticamente estos problemas significa que se está en el proceso de pasar de vehículos conectados a un nuevo sistema de gestión de flotas con conocimientos a algo que probablemente hay la mayoría considere aún imposible, como son las flotas autogestionadas”.
Pero volvamos al tema. Controlar digitalmente el vehículo desde la nube no precisa de llaves físicas. Es mucho más que eso. Significa mucho más que habilitar la entrada al mismo. Significa poder inmovilizar por completo el vehículo de manera remota.
Significa tener la capacidad de evitar digitalmente que el automóvil arranque, incluso si alguien dispone de llave física. El gestor es quien realmente tiene la capacidad de determinar el uso o no del vehículo pese a no tener la llave. Es una de las grandes ventajas que aporta la tecnología.
Hasta la fecha contábamos con las llamadas llaves valet. Llaves que restringían el acceso a determinadas partes del vehículo (zona de carga, guantera, cofres de seguridad, …). Las soluciones telemáticas sin llave física también pueden hacer lo mismo.
Establecer limitaciones de uso y acceso
Pueden restringir el acceso a determinados espacios del vehículo en función del trabajador o del operario que lo utilice. De esta manera, por ejemplo, se puede facilitar el acceso a trabajadores que realizan el mantenimiento o limpieza del vehículo y que no precisan arrancarlo para usarlo.
El sistema permite establecer derechos de acceso, limitando a cada operario hasta que punto puede ingresar al vehículo o sus posibilidades de usarlo o conducirlo. Incluso puede llegar a limitar el radio de acción por el que este puede desplazarse.
Además, el sistema no solo se queda ahí. Permite al gerente establecer en cada momento que trabajadores tienen autorizado el uso de cada vehículo, asignar o retirar vehículos a distintos servicios, o conductores, …
La tecnología aporta más seguridad
Las nuevas llaves digitales crean nuevas funcionalidades que facilitan el trabajo de conductores y auxiliares en las flotas. Además, permiten al gestor tomar realmente el control de la flota gracias al sistema digital implantado.
La digitalización de las llaves hace más segura a las flotas. Evita usos indebidos de los vehículos. Reduce la posibilidad de que por ejemplo, las unidades sean manejadas por personas que ya no pertenecen a la empresa, o que los vehículos sean utilizados por personas que no se corresponden con las autorizadas para su manejo..
La tecnología cambia por completo el concepto de la llave. De esta manera la llave ya no se asocia al vehículo, sino que se asocia directamente con las personas, ya sean estas personas vinculadas a la empresa o clientes a los que les está permitido el uso del vehículo.
Así, en el caso de las flotas de reparto de ultima milla, esta tecnología de la llave digital en la nube facilita reducir los tiempos en la actividad y permite a los gestores reducir gastos, mejorar la seguridad y evitar posibles contratiempos.
Para los gestores de flota disponer de herramientas como esta es sencillamente definitivo. Así, se han dado casos en los que se ha controlado que hasta el 20 por ciento de las unidades de la flota tenían encendida la luz de verificación del motor en el cuadro y nadie lo había comunicado.
Los conductores no reciben incentivos que les motiven a detener su vehículo en esos casos y comunicar que se ha detectado un problema y solicitar una unidad diferente. La telemática permite crear automatizaciones que verifiquen el estado del vehículo antes incluso de que el conductor acceda a él. Y sin necesidad de esperar a que este gire la llave y compruebe si algo anda mal.
Un preciso sistema anti-rrobo
Estos sistemas aportan además una mayor seguridad. Durante las operaciones de reparto, mientras los conductores tienen las manos llenas de paquetes y cierran las puertas del coche como pueden, dejando las llaves puestas en el encendido y el coche abierto.
Con la llave virtual basta cerrar la puerta para que el coche quede bloqueado y protegido de los amigos de lo ajeno. Y lo mismo sucede si roban el coche con una grúa.
El GPS interviene de inmediato y detecta en todo momento el movimiento del coche, rastrea su ubicación al tiempo que emite una alerta. Esto reduce enormemente los tiempos de recuperación del vehículo.d
Además, gracias a la inmovilización remota, una vez detenido el vehículo este ya no puede ser activado de nuevo salvo orden del gestor en contrario, lo que fuerza a los ladrones a tener que abandonar el vehículo y se facilita con ello la recuperación. Basta entonces enviar a un chofer con una llave digital para recuperarlo.
Lo dicho. La introducción de nuevas tecnologías en las flotas abre las puerta a interesantes cambios en la gestión y dinámica de estas.
