Antes de comenzar a gestionar una flota es preciso conocer bien a fondo las necesidades de movilidad de la compañía, los modelos de vehículos que se precisan, los métodos de adquisición de los mismos, los criterios de adjudicación de los vehículos a los trabajadores, los criterios de selección del personal que debe ser incentivado con vehículos como parte de su salario, etc.
Para ello, lo mejor es disponer en la empresa de una política de flotas clara y concreta, explicita y simple, a la que poder referirse en cuanto surjan problemas con los vehículos que integran la misma. Las empresas más avanzadas en cuanto a gestión de flotas expresan todo esto en un documento al que se denomina «Car Policy» que sirve de base para considerar aspectos fundamentales de la flota a la hora de resolver problemas dado que en este documento se recoge todo aquello que afecta a la política de coches de la empresa.
Documento vivo en constante actualización
Los contenidos de esta política se deben mantener en un continuo estado de revisión, discusión y mejora por parte de los distintos estamentos de la empresa. En ellos se reúnen los principios y criterios generales que rigen la selección, adquisición, adjudicación, uso, mantenimiento, regulación, disfrute, control, financiación y demás aspectos que puedan afectar al vehículo durante su permanencia en la compañía. Por regla general, cuanto más grande es la empresa, más compleja resulta su política de flotas, lo cual no significa que por esa mayor complejidad vaya a ser mejor o más eficaz.
Así, por ejemplo, muchas grandes compañías siguen pagando el combustible a sus trabajadores mediante el cálculo del kilometraje, la entrega de cheques gasolina, o a cambio de los consabidos tickets de caja pagados anticipadamente por el trabajador. Craso error, pues resulta mucho más eficaz, práctico y barato dotar a cada empleado con derecho al combustible de una tarjeta de pago de combustible, esta permite un mayor control del consumo que efectúa el empleado, facilita la recuperación del IVA y supone un importante ahorro de tiempo y dinero para nuestro personal de administración, al ahorrarse estos el trabajo de controlar los datos y elaborar los informes, puesto que de ello se encargara mensualmente la entidad emisora de las tarjetas o el operador de renting.
Explicar por qué se adjudica un coche.
Volviendo a la «Car Policy», en ella también deben estar claramente explicadas las razones y motivos por las cuales un trabajador de la compañía puede disponer de un coche de empresa, ya sea este adjudicado de forma directa a su persona, o para un uso meramente temporal o laboral. Los criterios de selección han de ser claros y concretos. El coche de empresa es un objeto de deseo muy visible para el resto de trabajadores, que rápidamente sale a la luz y difícilmente permanece oculto, por lo que es un importante generador de envidias y, por tanto, de conflictos laborales. La mejor manera de evitarlos es tener reflejados claramente en la Car Policy los motivos que permiten adjudicar a un trabajador un coche de empresa. No hay mejor explicación posible ante los posibles celos de determinados «compañeros».
De igual modo, el tamaño, marcas, modelos e incluso motorizaciones y equipamientos de los vehículos deben también estar reflejados en la «Car Policy» indicando claramente su asignación en función de categorías laborales y/o tipos de servicio concretos para evitar agravios comparativos y celos. Unas normas estrictas al respecto fijadas de antemano evitarán posibles interpretaciones y nos ahorrarán tiempo y discusiones.
Evitar las excepciones
Y tan importante como tener un documento de Politica de Flotas o «Car Policy» al que poder recurrir para justificar cualquier decisión es el no incurrir en ninguna excepción a lo que en el documento se plantea. Las excepciones son puertas abiertas a la generación de problemas. Son situaciones que permiten más excepciones y generan nuevos planteamientos que sólo suponen crear más conflictos de todo tipo (económicos, laborales, personales, etc) , cuya resolución supone invertir mucho tiempo lo cual siempre genera un perjuicio económico para la empresa.
Si conseguimos establecer una política de flota clara y concisa en nuestra empresa conseguiremos entre otras cosas, mejorar el control de los costes vinculados al uso de los coches, optimizar el presupuesto de la flota, disminuir la tasa de siniestralidad de la misma, ampliar el conocimiento del conductor sobre la gestión y los servicios vinculados a la flota, implicar a los conductores en el buen uso del vehículo y aumentar su satisfacción. Tambien podremos optimizar los tiempos dedicados a la gestión de la flota, a mejorar la imagen de la empresa, y a promover actitudes eco-responsables entre los conductores de la compañía que ayudarán a reducir las emisiones de gases contaminantes asociados a la flota con el consiguiente beneficio económico fiscal para la empresa.
La importancia de disponer de una política de flotas clara y convenientemente actualizada es tal, que las principales compañías de renting exigen en sus contratos de arrendamiento de vehículos el desarrollo conjunto y la aceptación por parte de sus clientes de este tipo de documentos. Para ellos supone una herramienta de trabajo de vital importancia.
Qué debe constar en la «car policy»
El documento en el que se recoge la política de flotas de la empresa debería reflejar, covnvenientemente actualizados todos los aspectos relacionados con los siguientes puntos:
Criterios a seguir para la selección de los vehículos
Condiciones de la adjudicación
Categorías laborales de los conductores de los vehículos
Normas de uso de los vehículos
Procedimientos y condiciones tanto de la entrega del vehículo como de su devolución, muy especialmente en el caso de que se trate de vehículos de servicio que van a ser conducidos por distintos trabajadores
Servicios incluidos en la cesión del vehículo
Servicios por cuenta del trabajador
Derechos y deberes del usuario del vehículo de empresa
Responsabilidad de las partes en caso de accidente o uso negligente del vehículo.
Cuando la empresa entrega un coche a un trabajador, este debe firmar un contrato de aceptación del vehículo en el que figure el contenido de la Car Policy. El trabajador debe aceptar todas las condiciones especificadas y, lo más importante, cumplirlas en todo momento, siendo el deber de la empresa controlar que así sea.
Y recuerda que…
La Politica de Flota o Car Policy es un acuerdo escrito que fija los derechos y deberes de todas las partes implicadas en la flota de una empresa. Afecta tanto a la empresa como a los trabajadores como a las distintas compañías que aportan servicios a la flota. En ella se resumen la características y las generalidades que afectan a los vehículos.
Como tal documento, debe estar, como el convenio colectivo, a disposición de todo el personal de la empresa, tanto de aquellos trabajadores a los que se ha adjudicado un vehículo como del resto. Es la mejor forma de explicar los motivos y las razones de tales adjudicaciones.
Gracias a la Car Policy, la compañía puede estar tranquila, pues cuenta con una normativa interna que regula por completo la actividad de la flota y permite gestionarla de forma eficaz y productiva.
El contenido de la Car Policy debe ser claro y evitar todo tipo de ambigüedades y malas interpretaciones.
La política de flotas de una compañía es un documento que debe estar siempre en continuo estado de revisión, discusión y mejora. Para ello, lo mejor es acudir a personas expertas en la materia y asesorarse debidamente. La gestión de flotas es una labor que requiere expertos en la materia. La mayoría de las empresas de renting ofrecen en sus contratos la posibilidad de incluir este servicio.
Por último, no olvides que nunca se deben aceptar excepciones a las normas vigentes en la Car Policy. Evitarás problemas y conflictos de todo tipo.
