Antes de comenzar a gestionar una flota es preciso conocer bien a fondo las necesidades de movilidad de la compaƱĆa, los modelos de vehĆculos que se precisan, los mĆ©todos de adquisiciĆ³n de los mismos, los criterios de adjudicaciĆ³n de los vehĆculos a los trabajadores, los criterios de selecciĆ³n del personal que debe ser incentivado con vehĆculos como parte de su salario, etc.
Para ello, lo mejor es disponer en la empresa de una polĆtica de flotas clara y concreta, explicita y simple, a la que poder referirse en cuanto surjan problemas con los vehĆculos que integran la misma. Las empresas mĆ”s avanzadas en cuanto a gestiĆ³n de flotas expresan todo esto en un documento al que se denomina Ā«Car PolicyĀ» que sirve de base para considerar aspectos fundamentales de la flota a la hora de resolver problemas dado que en este documento se recoge todo aquello que afecta a la polĆtica de coches de la empresa.
Documento vivo en constante actualizaciĆ³n
Los contenidos de esta polĆtica se deben mantener en un continuo estado de revisiĆ³n, discusiĆ³n y mejora por parte de los distintos estamentos de la empresa. En ellos se reĆŗnen los principios y criterios generales que rigen la selecciĆ³n, adquisiciĆ³n, adjudicaciĆ³n, uso, mantenimiento, regulaciĆ³n, disfrute, control, financiaciĆ³n y demĆ”s aspectos que puedan afectar al vehĆculo durante su permanencia en la compaƱĆa. Por regla general, cuanto mĆ”s grande es la empresa, mĆ”s compleja resulta su polĆtica de flotas, lo cual no significa que por esa mayor complejidad vaya a ser mejor o mĆ”s eficaz.
AsĆ, por ejemplo, muchas grandes compaƱĆas siguen pagando el combustible a sus trabajadores mediante el cĆ”lculo del kilometraje, la entrega de cheques gasolina, o a cambio de los consabidos tickets de caja pagados anticipadamente por el trabajador. Craso error, pues resulta mucho mĆ”s eficaz, prĆ”ctico y barato dotar a cada empleado con derecho al combustible de una tarjeta de pago de combustible, esta permite un mayor control del consumo que efectĆŗa el empleado, facilita la recuperaciĆ³n del IVA y supone un importante ahorro de tiempo y dinero para nuestro personal de administraciĆ³n, al ahorrarse estos el trabajo de controlar los datos y elaborar los informes, puesto que de ello se encargara mensualmente la entidad emisora de las tarjetas o el operador de renting.
Explicar por quƩ se adjudica un coche.
Volviendo a la Ā«Car PolicyĀ», en ella tambiĆ©n deben estar claramente explicadas las razones y motivos por las cuales un trabajador de la compaƱĆa puede disponer de un coche de empresa, ya sea este adjudicado de forma directa a su persona, o para un uso meramente temporal o laboral. Los criterios de selecciĆ³n han de ser claros y concretos. El coche de empresa es un objeto de deseo muy visible para el resto de trabajadores, que rĆ”pidamente sale a la luz y difĆcilmente permanece oculto, por lo que es un importante generador de envidias y, por tanto, de conflictos laborales. La mejor manera de evitarlos es tener reflejados claramente en la Car Policy los motivos que permiten adjudicar a un trabajador un coche de empresa. No hay mejor explicaciĆ³n posible ante los posibles celos de determinados Ā«compaƱerosĀ».
De igual modo, el tamaƱo, marcas, modelos e incluso motorizaciones y equipamientos de los vehĆculos deben tambiĆ©n estar reflejados en la Ā«Car PolicyĀ» indicando claramente su asignaciĆ³n en funciĆ³n de categorĆas laborales y/o tipos de servicio concretos para evitar agravios comparativos y celos. Unas normas estrictas al respecto fijadas de antemano evitarĆ”n posibles interpretaciones y nos ahorrarĆ”n tiempo y discusiones.
Evitar las excepciones
Y tan importante como tener un documento de Politica de Flotas o Ā«Car PolicyĀ» al que poder recurrir para justificar cualquier decisiĆ³n es el no incurrir en ninguna excepciĆ³n a lo que en el documento se plantea. Las excepciones son puertas abiertas a la generaciĆ³n de problemas. Son situaciones que permiten mĆ”s excepciones y generan nuevos planteamientos que sĆ³lo suponen crear mĆ”s conflictos de todo tipo (econĆ³micos, laborales, personales, etc) , cuya resoluciĆ³n supone invertir mucho tiempo lo cual siempre genera un perjuicio econĆ³mico para la empresa.
Si conseguimos establecer una polĆtica de flota clara y concisa en nuestra empresa conseguiremos entre otras cosas, mejorar el control de los costes vinculados al uso de los coches, optimizar el presupuesto de la flota, disminuir la tasa de siniestralidad de la misma, ampliar el conocimiento del conductor sobre la gestiĆ³n y los servicios vinculados a la flota, implicar a los conductores en el buen uso del vehĆculo y aumentar su satisfacciĆ³n. Tambien podremos optimizar los tiempos dedicados a la gestiĆ³n de la flota, a mejorar la imagen de la empresa, y a promover actitudes eco-responsables entre los conductores de la compaƱĆa que ayudarĆ”n a reducir las emisiones de gases contaminantes asociados a la flota con el consiguiente beneficio econĆ³mico fiscal para la empresa.
La importancia de disponer de una polĆtica de flotas clara y convenientemente actualizada es tal, que las principales compaƱĆas de renting exigen en sus contratos de arrendamiento de vehĆculos el desarrollo conjunto y la aceptaciĆ³n por parte de sus clientes de este tipo de documentos. Para ellos supone una herramienta de trabajo de vital importancia.
QuĆ© debe constar en la Ā«car policyĀ»
El documento en el que se recoge la polĆtica de flotas de la empresa deberĆa reflejar, covnvenientemente actualizados todos los aspectos relacionados con los siguientes puntos:
Criterios a seguir para la selecciĆ³n de los vehĆculos
Condiciones de la adjudicaciĆ³n
CategorĆas laborales de los conductores de los vehĆculos
Normas de uso de los vehĆculos
Procedimientos y condiciones tanto de la entrega del vehĆculo como de su devoluciĆ³n, muy especialmente en el caso de que se trate de vehĆculos de servicio que van a ser conducidos por distintos trabajadores
Servicios incluidos en la cesiĆ³n del vehĆculo
Servicios por cuenta del trabajador
Derechos y deberes del usuario del vehĆculo de empresa
Responsabilidad de las partes en caso de accidente o uso negligente del vehĆculo.
Cuando la empresa entrega un coche a un trabajador, este debe firmar un contrato de aceptaciĆ³n del vehĆculo en el que figure el contenido de la Car Policy. El trabajador debe aceptar todas las condiciones especificadas y, lo mĆ”s importante, cumplirlas en todo momento, siendo el deber de la empresa controlar que asĆ sea.
Y recuerda que…
La Politica de Flota o Car Policy es un acuerdo escrito que fija los derechos y deberes de todas las partes implicadas en la flota de una empresa. Afecta tanto a la empresa como a los trabajadores como a las distintas compaƱĆas que aportan servicios a la flota. En ella se resumen la caracterĆsticas y las generalidades que afectan a los vehĆculos.
Como tal documento, debe estar, como el convenio colectivo, a disposiciĆ³n de todo el personal de la empresa, tanto de aquellos trabajadores a los que se ha adjudicado un vehĆculo como del resto. Es la mejor forma de explicar los motivos y las razones de tales adjudicaciones.
Gracias a la Car Policy, la compaƱĆa puede estar tranquila, pues cuenta con una normativa interna que regula por completo la actividad de la flota y permite gestionarla de forma eficaz y productiva.
El contenido de la Car Policy debe ser claro y evitar todo tipo de ambigĆ¼edades y malas interpretaciones.
La polĆtica de flotas de una compaƱĆa es un documento que debe estar siempre en continuo estado de revisiĆ³n, discusiĆ³n y mejora. Para ello, lo mejor es acudir a personas expertas en la materia y asesorarse debidamente. La gestiĆ³n de flotas es una labor que requiere expertos en la materia. La mayorĆa de las empresas de renting ofrecen en sus contratos la posibilidad de incluir este servicio.
Por Ćŗltimo, no olvides que nunca se deben aceptar excepciones a las normas vigentes en la Car Policy. EvitarĆ”s problemas y conflictos de todo tipo.